Персонални записи и записи на персонала в малко предприятие

Като правило, в едно малко предприятие,особено персоналът е ирационален. Тъй като обемът на работа с персонала в малките фирми обикновено е малък, персоналната документация се възлага на един от служителите, най-често на секретар или счетоводител. И това е логично, създаването на специална ставка в този случай просто не е икономически изгодно.

Специфичните особености на малкия бизнес са такива,че документацията за персонала може да се извършва в минимално допустимия обем, съответстващ на възможностите и изискванията на малкото предприятие, като по този начин се изпълняват само най-важните функции. Трябва да се отбележи, че персоналът работят в по-малки организации се провежда най-вече, когато е необходимо, а не непрекъснато, а се свежда до подбора и назначаването, уволняването на персонал, управление на заплатите и контрол върху трудовата дисциплина, за приоритизиране празници. Независимо от това, политиката по отношение на персонала не губи ключовото си значение за създаването на професионален и единен екип.

Въпреки липсата на специализиран отделперсонал в малко предприятие, е невъзможно да се пренебрегне организацията на управлението на архивите на персонала. Персоналната документация, макар и в намален размер, трябва да се извършва в съответствие с установените правила и съществуващото законодателство и не трябва да се подценява необходимостта от това.

Правно правилна и рационална организацияофисната работа осигурява оптимизиране на движението на документите и намаляването на броя на документите, подобрява ефикасността на работата на персонала. Документите за управление на персонала документират трудовите отношения. Дори минималният списък от документи, необходими за провеждане в малко предприятие, е доста голям. Това са основните документи:

• поръчки и поръчки за работа;

• персонал;

• трудови договори;

• лични карти;

• поръчки за почивка;

• график на празниците;

• поръчки за прехвърляне на друго работно място, съчетаване на длъжности;

• заповеди за уволнение;

• часовници;

• правила за вътрешно регулиране и трудова дисциплина;

• разпоредба за защита на личните данни;

• трудови книги и книга за тяхната регистрация;

• документация за защита на труда.

Всяка документация за персонала от този списък е налицеправна и често търговска стойност, което е потвърждение за значението на неговото управление и необходимостта от правилна регистрация. Тези документи потвърждават правата и задълженията както на работодателя, така и на служителя и при необходимост се превръщат в важни доказателства в спорни ситуации.

Документирането на трудовите отношения осигурявапенсионни, социални и други гаранции, предоставени на служителите от руското право. Персоналната документация служи като основа за изчисляване на заплатите, обезщетенията, бонусите, определянето на осигурителния и трудов опит, изчисляването на пенсиите, така че е важен отговорният и несправедлив подход към дизайна на тези източници. Небрежното отношение към управлението на документи може да се отрази неблагоприятно на благосъстоянието както на предприятието, така и на неговите служители.

За съжаление, липсата на професионални служители в малките предприятия често води до ниско качество на управлението на личните данни и в резултат на нарушаване на трудовото законодателство.

За да помогне за премахването на такива нарушения,тъй като те ще бъдат разкрити от трудовата или данъчната инспекция или представители на фонда за социално осигуряване, могат да бъдат одитирани. Одитът на документацията за персонала предоставя набор от действия, за да се провери правилността на изпълнението на документите и правилността на воденето на документацията. Одиторите ще получат експертна оценка на рисковете в случай на разкрити нарушения и препоръки за оптимизиране на записите за човешки ресурси, за да бъдат елиминирани.

Оптимизирането на документацията за персонала не можесамо за да се избегнат санкциите от страна на контролните органи, но и да се повиши контролируемостта на персонала, да се осигури прозрачност на трудовите отношения и защитата на правата на техните служители.