Права и задължения на секретаря-референт

Много от тях не знаят напълно какви са задължениятаСекретар. Трябва обаче ясно да се разбере какво точно е включено в длъжностната характеристика на този служител, преди да получите работа. Такава професия като секретар се появява за първи път в древния Рим. И този пост се считаше за важен и дал на човека с голяма сила, затова само мъжът можел да изпълнява задълженията на секретар. Едва до края на 19-ти век жените получават възможност да правят кариера.

Благодарение на модерното кино, многоможе да се вярва, че жената в тази позиция се занимава само със собствения си външен вид, подготовката на кафе и простата работа с документи. Задълженията на секретаря обаче са доста обширни, вариращи от абсолютна собственост на компютърни програми, завършващи с правилата на бизнес етика и работа с клиенти. Ако решите да разберете всички тънкостите на професията, трябва да сте подготвени за отсъствието на ясен работен ден и абсолютно нерегулиран работен график. В края на краищата, трябва да се адаптирате напълно към характеристиките на компанията и обичайния ред на шефа.

Всъщност, задълженията на секретаря-референтпредполага наличието на висше образование, владеенето на английски език, тъй като помощник-мениджърът по някакъв начин е неговият човек, основният компонент на репутацията на компанията. Общото изображение на сексуално образованата, но необразована жена в живота е напълно безполезно, тъй като никой партньор или клиент няма сериозно отношение към такъв лидер.

И така, какви са функционалните задълженияСекретар? Преди всичко трябва да вземете входящи обаждания и да дадете квалифициран отговор на всички въпроси по тази публикация. За да сте наясно, трябва ясно да знаете графика на ръководителя, както и да разберете тънкостите на спецификата на дейността на компанията. Отговорът на всяко телефонно обаждане трябва да бъде направен с помощта на стабилни изрази, т.е. трябва да говорите от трета страна. Хората са различни, а секретарят трябва да бъде в състояние да поддържа самоконтрола във всяка ситуация и да не пада до грубост или тон. По този начин културата на комуникация се смята за един от най-важните моменти.

Освен това трябва да се разбира, че това е такасекретар преминава голям брой различни документи, свързани с основните дейности на компанията и пряко принадлежащи на управленския екип. Необходимо е да имате възможност да систематизирате потока на входящите документи за кратко време, за да можете да намерите необходимата папка, ако е необходимо. Навременното организиране на ефективна координирана работа също е важно умение, тъй като задълженията на секретаря включват приемането на посетители, включително организирането на непланирани срещи.

В някои фирми, на раменете на този служителотговаря за наблюдението на наличността на офис консумативи, които осигуряват нормална работа не само в секретариата, но и в целия офис. И, разбира се, трябва да купите основни продукти, защото за да запазите имиджа на фирмата, гостите трябва да предлагат чай, кафе и леки закуски. Много е важно мениджърът да намери служител, който е в състояние да следва неговите инструкции точно и навреме, като осигурява ефективна работа на кантората. Компетентен секретар трябва да има компетентност по редица финансови въпроси, тъй като често е необходимо да се попълват финансови документи и да се изпращат на други инстанции. Естествено, ако правите грешки, лицето на фирмата страда.

По този начин, един интелигентен лидер себе сисчита всеки кандидат за поста на секретар. По време на интервюто, той се опитва да разбере колко образован е човек, който е комуникативен и способен да взема решения в екстремни ситуации.